了解現有網路同濟會探索會議軟體的過程，給您拓展網路會議的好建議。

文／維琪．荷曼森

部分同濟會已經運用科技開會好幾年，因此新冠肺炎的社交距離規範，也不影響他們開會。

美國伊利諾州的大芝加哥e同濟會的成員每兩個月才見一次面，其他會議則以視訊會議進行。該會有好幾個網路會議的選項。

東加拿大與加勒比海區總會的牙買加跨境之友同濟會，宣稱自己的會員散布在美國、牙買加與東加勒比海地區。該會的每月聚會使用GoToMeeting. 

同時，美國加州的海岸谷地網際同濟會從2008年起就是個線上分會。

「一開始是因為很多商界人士、教師跟其他人，基本上沒法請假參加同濟會例會，即便午餐時間也是如此。」分會長瑪莉．巴努埃洛斯說。「母親在家照顧孩子，幾位最熱心的會員甚至無法離家。」

今日的線上平台讓人跟人之間的聯繫變得更輕鬆。同時，線上聚會並未減少分會在社區中的活動。大芝加哥e同濟會員每月進行兩到三個社服專案，包含在食物銀行、養護之家、街友庇護所擔任志工，並在特殊節日分送禮物給家庭。 

「我們用 FreeConferenceCall.com 這種線上平台，你可以設定免費帳號。」分會長珍妮佛．羅斯梅爾說。身為軟體公司的數位行銷與品牌經理，她在職場上就很嫻熟科技運用。

羅斯梅爾說 FreeConferenceCall.com可以容許高達一千名與會者，軟體平台上也可以分享電腦畫面。

「若要分享畫面，你可以提供連結，會員就會在自己的裝置上看到你的電腦畫面。」她解釋道，並補充自己使用這個功能開理事會。

羅斯梅爾說她的分會也用GoToMeeting  進行視訊對話，還將在下次理事會中使用這種App。

「視訊對話跟分享畫面功能真的很好用。倘若已經有GoToMeeting帳號，那是個很好的選擇。 Zoom  也是免費服務，擁有相同功能－視訊對話及畫面分享。」羅斯梅爾說。Skype 是另一個選擇。

牙買加跨境之友同濟會長葆蕾特．柯克蘭說該會使用GotoMeeting進行月例會、理事會及委員會議等各項分會會議的過程相當順利。

海岸谷地網際同濟會的巴努埃洛斯說該會從網路通訊開始成形時，便善加利用。

「十二年後，我們的會員已非常習慣網路會議，新會員比起一般分會的長期會員更能適應。」她說，「要有耐心。」

所有人都同意，為會員設定規則並且按照議程走，是會議成功的關鍵。羅斯梅爾說網路會議其實就像一般會議，巴努埃洛斯則說唯一少的就是一頓飯。

以下是他們提供的網路會議的成功點子：

• 找一個輕鬆上手的軟體平台，並提供使用說明。
• 第一次開會前先測試技術。
• 通知會員開會日期時間。
• 準備議程並遵守議程。會議應該簡短精實，保持每個人的注意力。
• 準時開會。會議開始前至少十分鐘，開通視訊或電話線。
• 開始會議時，確認每個人都可以看見、聽見會議主持人跟分享畫面。
• 提醒與會者使用靜音。
• 讓成員知道視訊會議中可以關閉鏡頭。
• 安排一位主持人，並要求其放慢說話速度，因為頭幾次會議可能會讓與會者手忙腳亂。
• 第一次會議以簡短為上，讓成員習慣使用科技。
• 會議開始時，可以邀請成員分享關於同濟會的美好回憶來進入狀況。
• 考慮邀請客座講師或其他分會來參與您的網路會議。透過這個好機會，跟平常沒機會見面、來自國內另一個區域，或甚至另一個國家的同濟會產生連結。

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